Comment organiser des réunions productives et interactives ?

Les réunions sont indispensables pour avancer et de décider à propos de sujets stratégiques qui concernent un collectif et qui contribuent à la pérennité de l’entreprise. Cela dit, les participants assistant à trop de réunions les voient surtout comme des moments les empêchant d’avancer dans leur travail et ils s’y rendent par obligation ou par dépit, avec un niveau d’attention et de concentration limité. Pourquoi cela ? Parce qu’une réunion professionnelle, aussi simple soit ce terme, ça s’organise, ça se prépare et ça se cadre et s’anime avant, pendant et après ! Prendre le temps de se pencher sur la question, c’est contribuer aux résultats de l’entreprise, apporter de la valeur ajoutée et optimiser le temps de tous les acteurs pour plus d’efficience et d’engagement.

Claire a été mandatée par sa classe pour être chef de projet sur le thème de la responsabilité sociale et environnementale de son école. Elle décide d’organiser une réunion de travail pour discuter du sujet. Elle envoie une invitation par email 48h avant la réunion, aux 26 étudiants de sa classe plus 20 autres des autres classes ainsi qu’à une dizaine de professeurs.  Le jour J, seulement 15 personnes sont présentes. Elle leur demande leur avis sur les actions à mettre en place. 5 personnes s’emparent du sujet et rentrent dans un débat interminable sur les problématiques dans l’école et s’éloignent du sujet initial dont il est question. Les autres observent sans rien dire ou regardent leurs téléphones. La réunion durera 3 heures au lieu de 2. Et Claire repartira avec un sentiment de frustration et de non-accomplissement, et aucune piste de travail.

Que s’est-il passé ? L’intention de Claire était pourtant louable et justifiée. Comment cette réunion a-t-elle pu prendre cette tournure ?

Je vous propose de découvrir ce que Claire aurait pu faire avant, pendant et après la réunion pour améliorer la situation.

1. Avant la reunion

Pour qu’une réunion soit productive, suscite l’engagement et contribue à la rentabilité du projet ou de l’entreprise, il est fondamental qu’elle soit structurée, vivante et spécialisée. Cela signifie qu’un cadre clair doit être posé, que l’animation et la facilitation doivent être pensées, et que le sujet de la réunion doit être spécifique et clairement défini. Voici par ordre chronologique ce que cela pourrait donner :

Avant toute chose, il est important de réfléchir aux objectifs de la réunion. Cela permet de garder le cap des attendus et de mieux maitriser les enjeux. Dans le cas de Claire, cela signifie décliner le thème « responsabilité sociale et environnementale de son école » en 1 ou 2 sujets qui devront être discutés, pour générer des décisions pendant la réunion. Qu’attend Claire de cette réunion ? A quels résultats souhaite t’elle aboutir à l’issue de la réunion ? Sur quels aspects a-t-elle besoin que des décisions soient prises ? Quelles sont les priorités du moment ? Quels sujets ont le plus d’importance et pourquoi ?

Pour Claire, cela pourrait être :

Comme dit plus haut, 1 ou 2 sujets suffisent. Si d’autres points sont à aborder, alors il est plus judicieux d’organiser d’autres réunions spécifiques, indépendantes de celle-ci. Si trop de sujets sont abordés pendant la réunion, alors il y a un risque que :

Une fois les sujets bien bordés, il est important de choisir les contributeurs à la réunion. D’abord parce qu’un trop grand nombre de personnes rendrait la réunion ingérable et aussi pour que les bonnes personnes avec le bon niveau d’expertise et de décision soient présentes et qu’elles puissent contribuer, être intéressées par le sujet et avoir envie de venir. L’objectif est aussi de boucler les sujets pendant le temps imparti sans avoir à revenir dessus après coup. Le mieux étant de ne pas dépasser une dizaine de personnes et de cadencer le temps de rencontre sur 45 minutes – 1h maximum. Si les sujets nécessitent plusieurs échanges, il est bon d’organiser des réunions de cette durée à intervalles réguliers, comme une fois par semaine par exemple.

Dans le cas de Claire, elle pourrait choisir d’inviter 1 personne représentant chaque classe, 1 professeur représentant tous les professeurs et la directrice de l’école.

Maintenant que les sujets avec leurs objectifs sont définis et que la liste des participants est prête, passons à la construction de l’ordre du jour. Afin de ne pas perdre de temps, de rendre la réunion intéressante et vivante, il est important de prédéfinir un agenda clair et temporisé de la réunion. Les participants sauront à quoi s’attendre, sans surprises ni aléas et l’animateur de la réunion pourra maitriser le cadre, l’atteinte des objectifs de séance et le temps. Dans l’idéal, cet agenda est à envoyer une semaine avant la réunion, afin que les participants aient le temps de le consulter, voire de le questionner ou l’ajuster avec leur contribution. Gardez en tête que plus vous impliquez en amont les participants, plus ils se sentiront écoutés, pris en compte et auront envie de s’investir dans le sujet.

Un ordre du jour clair contient les éléments suivants :

Une fois l’ordre du jour rédigé, il doit être envoyé pour validation aux participants. Le mieux est de l’envoyer 1 semaine à l’avance, accompagné du matériel de présentation. Dans ce cas-ci, c’est l’idéal, car les participants auront le temps de consulter tous les éléments, de les contester ou valider à l’avance. Et surtout, un des avantages majeur à cette proactivité, est que lorsque la réunion aura lieu, les participants auront déjà cerné le sujet et pourront débattre, générer des idées et décider beaucoup plus facilement et rapidement.

La facilitation de la réunion le jour J s’anticipe aussi. Plus vous êtes proactif, plus votre réunion sera fluide, efficace et vous aurez à gérer seulement les aléas de dernière minute. Vous éviterez les risques liés à la nature humaine, tels que les retards, le manque d’attention et d’implication, les potentielles tensions générant des débats stériles. Une solution permettant de gérer et recentrer l’humain en réunion et de favoriser la performance collective, est de déléguer des fonctions à certains participants. C’est Alain Cardon, dans son livre « coaching d’équipe », Editions d’organisation, 2003, qui explique que divers rôles peuvent être distribués dans le groupe : facilitateur, gardien du temps, pousse décision/scribe et observateur du processus. Cela permet à l’animateur de se concentrer sur les objectifs à remplir et l’animation des différentes étapes prévues à l’agenda. Et aussi, cela permet d’obtenir plus d’adhésion et de participation des acteurs concernés, qui prendront véritablement en mains et en toute légitimité la réunion. Voici la définition de ce qu’on appelle les fonctions déléguées :

En général, l’initiateur de la réunion est le facilitateur. Claire doit bien connaitre 3 autres personnes invitées, qui en fonction de leur personnalité et compétences seront ravies d’assurer les 3 autres rôles.

2. Pendant la réunion

Bien entendu, Claire aura réservé une salle suffisamment grande ou envoyé un lien de connexion visio (Teams, Zoom, Skype…), le matériel nécessaire (écran tactile, vidéoprojecteur, son, papier, stylos, paperboard, jeux d’animation etc.). Elle se sera également assurée que les participants soient à l’heure en leur demandant de vérifier le fonctionnement de leur connexion à la visio ou en précisant clairement la localisation de la salle. Claire aura évité les absences de participants clés et décideurs, en demandant expressément aux absents de déléguer la réunion et les décisions à une autre personne compétente ou un membre déjà présent.

En partant du postulat que Claire a bien préparé sa réunion comme indiqué dans le chapitre précédent, voici maintenant les étapes clés à respecter pour une réunion réussie, en distanciel comme en présentiel :

pour énergiser les participants et détendre l’atmosphère : vous trouverez des brise-glace applicables à distance ou en présentiel par exemple dans le livre Guide de survie aux réunions : 40 techniques pour transformer vos réunions, David Lemesle et Marc Bourguignon, 20 mai 2016 ou 121 outils pour développer le collaboratif : Animer l’intelligence collective dans vos réunions, ateliers, séminaires, Cyril de Sousa Cardoso et Jean-Christophe Messina, 2019. Ou encore des idées en ligne : https://www.youtube.com/watch?v=jSyCYRq0jU4; https://www.youtube.com/watch?v=80ZNJUG6tXA . J’utilise aussi des applications telles que Klaxoon, Mentimeter, Wooclap, Kahoot etc.

pour Claire il s’agit d’arbitrer la décision compost/permaculture et de trouver plus de budget. Pour animer un débat et arriver à une conclusion, il est important que tout le monde puisse s’exprimer et être entendu. Pour cela, vous pouvez utiliser la technique du bâton de parole: à tour de rôle une personne expose son avis et ses idées et tends le bâton à une autre jusqu’à épuisement des idées de tous.

Rappelez-vous la formule, inspirée du livre de Patrick Lencioni « Death by meeting », 2004 :

Débat constructif = solutions efficaces et satisfaisantes pour tous sans avoir peur de fragiliser les relations interpersonnelles.

Non-dits = conflits latents = immobilisme dans la prise de décision

Claire peut utiliser des techniques d’animation et de jeux de génération d’idées ou de prise de décision dans les livres cités plus haut et à l’aide d’applications digitales, permettant de rendre cette phase ludique et efficace.

3. Après la réunion

Vous avez parcouru le plus gros du chemin. Une fois la réunion terminée, il ne manque plus qu’à envoyer un compte rendu aux participants et détenteurs des actions décidées. Ce courrier doit être clair, synthétique et résumer les principales décisions, actions à mettre en œuvre et les prochaines étapes, dont la proposition de date pour la prochaine réunion. En entreprise, on dit souvent que le compte rendu doit être envoyé dans les 48h suivant la réunion au plus tard.

Evidemment le travail ne s’arrête pas là et Claire doit suivre le bon déroulé des actions entre les réunions et mettre à jour régulièrement son plan d’action.

Bravo vous êtes arrivés au bout ! Que pensez-vous de ce processus ? Qu’avez-vous retenu et qu’avez-vous envie appliquer dans votre quotidien ?

4. Pour résumer

Vous trouverez ci-dessous un récapitulatif de toutes les étapes avant / pendant / après que je vous invite à imprimer si vous le souhaitez :

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Emmanuelle Rouaud, Coach et formatrice à Thil Ain - 01 Lyon
Emmanuelle Rouaud

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